ここ５年間における日常業務で最も大きな変化は何かと問われれば、PDFの活用です。紙ベースの記録を片っ端からPDFにして、クラウドシステムに取り込んで整理します。複合機のスキャナー機能が洗練されてきたことも、この変化を後押ししています。
最近では、こちらが作成した書面、相手方や裁判所から届いた書面を確認すると、まず、スキャナーに取り込んでPDF化します。そして、クラウドシステム内の事件別フォルダにPDFを放り込んで、いつでもどこでもタブレット端末で見られるようにします。そのおかげで、重い記録を持ち歩くことが少なくなりました。何せ、現在進行中の事件のほとんど全ての記録をデータで持ち歩いているようなものです。検索も容易ですし、パスワードできちんと管理すれば、紙ベースの記録を持ち歩くより、むしろ安全といえます。文字や写真を自由自在に拡大・縮小することもできます。おまけに、記録を保管する場所を悩む必要もありません。出先で、他人宛にPDFを送信することも自由です。
このように、良いことずくめのPDFですが、弱点もあります。例えば、期日において即座の対応を求められる場合（典型的には証人尋問における異議申立です。）、紙の記録を読む目と紙をめくる指の動きは、タブレット端末でデジタルデータを読むのに比べ、はるかに優れています。同じA4サイズの文書を読むにしても、肉眼で一読する場合は、タブレットを凝視するより視野が広くなり、目の負担も軽減されるはずです。タブレットは、ネットワーク環境によって、スムーズに読めない場合もあります。また、２つ以上の文書を見比べながら検討する場合も、タブレットはあまり優れていません。従って、例えば、証人尋問のときには、タブレットだけでなく、紙ベースの記録も持参するようにしています。
しかし、将来、紙の記録を読む感覚と変わらないタブレットが出来ると、いよいよ紙ベースの記録は不要になるかも知れません。